6 dicas para escolher o melhor sistema de gestão de cursos e treinamentos

Publicado: 8 Jun 2018

Última Atualização: 8 Jun 2018

A escolha de um bom sistema de gestão de cursos e treinamentos precisa levar em consideração tanto critérios técnicos quanto práticos com relação ao uso do sistema.

Sabemos que essa avaliação pode ser bastante difícil uma vez que a escolha é feita geralmente por um coordenador de curso que muitas vezes se sente inseguro para avaliar os requisitos técnicos do sistema, ou pelo pessoal de TI, que pode não estar familiarizado com o dia-a-dia do uso do sistema.

Cada curso ou treinamento possui suas particularidades, sendo que alguns necessitarão de sistemas com forte foco na gestão educacional, enquanto outros buscam um foco maior no gerenciamento de inscrições e marketing. De qualquer forma, podemos mencionar algumas dicas gerais que beneficiarão a todos que buscam um bom sistema de gestão de cursos e treinamentos.

Escolha um sistema de gestão integrado e completo

Talvez esse seja um aspecto óbvio para profissionais de TI, mas é importante salientar que diversos sistemas avulsos e integrados entre si nunca terão a mesma performance comparado a um sistema integrado para a gestão do seu curso ou treinamento. Apesar de integrações entre por exemplo o CRM e o sistema de marketing como o MailChimp realizarem muito bem tarefas como a promoção inicial do seu curso, este tipo de integração começa a ficar deficiente se não for também coordenado com o credenciamento para verificar se você está enviando novamente convites para pessoas que já estão registradas neste curso.

Esse é só um exemplo da importância de ter um sistema completo, que gerencia os seus cursos e treinamentos de ponta a ponta. Além disso, a substituição de vários sistemas por um único e integrado vai acabar trazendo economia pois a contratação de diversos sistemas avulsos para inscrição, gerenciamento de presença e grade curricular e promoção através de e-mail marketing acabam elevando o custo da organização de seus treinamentos e cursos.

Somente um sistema integrado poderá também lhe oferecer relatórios e métricas sobre inscrições e e-mail marketing de forma unificada, fornecendo uma visão geral do seu curso com taxas de preenchimento e permitindo uma melhor compreensão de onde e como focar seus esforços de marketing.

Busque um sistema que permita o redirecionamento para seu site

Diferentemente de eventos abertos ao público, cursos e treinamentos corporativos precisam ser promovidos com mais atenção e profissionalismo. Portanto, um dos itens mais importantes a serem avaliados em um sistema para gestão de eventos é a possibilidade de redirecionamento de URL, que em outras palavras significa ter o sistema de gestão de curso ou treinamento dentro do seu próprio site.

Trazer o sistema inteiro para um site próprio permitirá você também coletar suas inscrições e pagamentos dentro do mesmo ambiente, dando um nível de confiança a mais para que seus potenciais participantes concretizem a inscrição em comparação a utilização de links externos. Um dos únicos sistemas no mercado a oferecer este tipo de recurso é a Hula.

Além disso, utilizar serviços que não permitam o redirecionamento de URL para seu site próprio fará com que você gaste tempo e dinheiro promovendo seu curso utilizando o link de terceiros, perdendo uma ótima oportunidade de construir a audiência do seu próprio site. Isso vale para eventos e cursos organizados em uma variedade de sites como Facebook, Meetup entre outros, nos quais você utiliza a URL fornecida pelo serviço para a promoção do seu evento ou da sua agenda de eventos.

Priorize seu próprio design, mantendo a identidade visual da marca

Ainda seguindo a lógica de utilizar seu próprio site, é essencial que o sistema aceite que você personalize o design de suas páginas através de CSS. Isto dará a possibilidade de manter toda a identidade visual da sua marca, mantendo a consistência com o restante do seu site.

Isso parece uma questão simples, mas uma grande parte dos sistemas de eventos populares no mercado oferece opções muito limitadas de customizações da página de venda de ingresso, permitindo somente a troca do banner e papel de parede.

Verifique se o sistema facilita a formatação da sua programação ou grade

O seu site será uma ferramenta importante na venda ou na persuasão do seu participante para que ele se inscreva no seu evento. Ter um site informativo, com toda a grade curricular e programação do curso ou treinamento disposta com cores e estilos de formatação diferentes o deixará mais claro e de fácil compreensão.

Busque sistemas que suportem estilização de suas páginas e que permitam separações claras entre grade curricular, informações práticas e outras orientações sobre o evento.

Use Biografias com Fotos para Instrutores

É recomendável também que o sistema ofereça suporte para a criação de biografias completas, incluindo fotos, dos seus instrutores ou professores. Isso aumenta a chance dos participantes se inscreverem em cursos ou treinamentos, principalmente se forem oferecidos por grandes nomes no mercado.

Monitore o valor que você irá pagar de fato

Grande parte de serviços de venda de tickets utilizam um sistema de comissionamento como forma de compensação. Isso é vantajoso para cursos gratuitos, mas pode acabar saindo bastante caro para evento pagos, dependendo do valor do seu ingresso e da comissão cobrada.

É importante pesar o custo benefício ao optar por tais sistemas já que dependendo da quantidade de participantes e valores de ingresso, você pode estar deixando uma boa parte de sua receita para custear somente a gestão de vendas de ingressos.

Existe no mercado soluções SaaS que fazem toda a gestão de cursos e eventos corporativos a partir de R$390 mensais, que não cobram comissão sobre os valores sobre a venda de ingresso e permitirão você receber o pagamento diretamente através de sua conta própria no PagSeguro ou outros intermediadores de pagamentos.

Contratar um serviço SaaS dá ao cliente muito mais flexibilidade de mudança de fornecedor pois não exige altos investimentos com licenças, e ainda assim, você como cliente, conta com a vantagem de receber novas atualizações do sistema em tempo real.

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Autor do Artigo

Cynthia Fujikawa Nes

Cynthia Fujikawa Nes

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